Qualitätssicherung

Ein mehrstufiges Projektmanagement umfasst genaue Planung, Begleitung und Auswertung aller Hilfsmaßnahmen.

• Bedarfsanalyse und Projektplanung

Bedarfsmeldung von Partnern vor Ort, Planung der Maßnahmen und ihrer Finanzierung in Berlin.

• Projektbewilligung und Vertrag

Hilfe wird mit genauen Festlegungen bewilligt. Mit der Projektpartnerorganisation wird ein Vertrag geschlossen zu Rechten und Pflichten einschließlich Qualitätsstandards. 

• Projektumsetzung und Begleitung

Regelmäßiger Fortschrittsbericht durch Partner. Prüfung, Begutachtung, Anpassung durch Projektbearbeitende in Berlin.

• Evaluierung und Weiterentwicklung

Der Abschlussbericht analysiert Umsetzung und Ergebnisse des Projekts. Externe Fachleute untersuchen und bewerten regelmäßig die Projekte.

• Projektkontrolle

Ständig prüfen Projektbearbeitende und das Controlling der Diakonie Katastrophenhilfe die Finanzberichte, ob die Mittel ordnungsgemäß eingesetzt und Kostenpläne eingehalten werden.

• Externe Prüfungen

Unabhängige Wirtschaftsprüfer begutachten regelmäßig Projekte, Regional- und Projektbüros sowie Partnerorganisationen. Externe deutsche Wirtschaftsprüfer untersuchen bei der Jahresabschlussprüfung Projekte stichprobenartig. Auch öffentliche Mittelgeber wie etwa das Auswärtige Amt, das Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung oder die Europäische Union überprüfen die von ihnen (mit-)finanzierten Projekte.

Wir unterstützen unsere Projektpartner und lokales Personal mit Schulungen und Weiterbildung zu allgemeinen Fragen des Finanzmanagements und der finanziellen Abwicklung von Projekten sowie zu den Regelwerken nationaler und internationaler Zuwendungsgeber. Alle Aspekte der Arbeit werden geprüft und die Ergebnisse in Berichten festgehalten. Den Sicherheitsrisiken vor allem in Konfliktgebieten begegnen wir mit verschiedenen Trainings. Verhaltensregeln oder Meldepflichten werden festgelegt. Darüber hinaus verfügen alle Standorte über Sicherheitspläne, sogenannte HSS-Pläne (Health, Safety and Security). Neben jeweils einem Mitarbeitenden in den Büros vor Ort, ist eine Fachkraft am Berliner Hauptsitz für Sicherheitsfragen verantwortlich.

Einer Ombudsperson kann der Verdacht auf unrechtmäßiges oder unethisches Verhalten gemeldet werden – auch anonym. Derzeit übt ein Rechtsanwalt aus Berlin diese externe und unabhängige Funktion aus. Er unterliegt der anwaltlichen Verschwiegenheitspflicht. Er darf die Identität des Hinweisgebenden auch uns gegenüber nicht preisgeben, solange dieser dem nicht zustimmt. Der Ombudsmann prüft die Hinweise und stimmt die nächsten Schritte ab. Außerdem gibt es ein internes Hinweisgebersystem, ein Beschwerdemechanismus mit mehreren Kanälen über die Beschwerden eingereicht werden können.

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