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Mit den ihr anvertrauten Mitteln geht die Diakonie Katastrophenhilfe verantwortungsvoll um. Alle Transaktionen folgen einem rechtlich abgesicherten Verfahren, das lückenlos dokumentiert wird und jederzeit nachprüfbar ist. Der so genannte Projektbearbeitungszyklus besteht aus folgenden Schritten:
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Notsituation
Sofort nach einer Katastrophe wird mit den Partnern vor Ort und dem weltweiten ökumenischen Verbund ACT geklärt, ob und in welchem Umfang die Diakonie Katastrophenhilfe aktiv werden kann: Wie viele Menschen sind betroffen? Können der Staat oder die Bevölkerung die Notlage selbst meistern? Was wird gebraucht?
Antrag
Die lokalen Partnerorganisationen reagieren unverzüglich mit Soforthilfe und planen gleichzeitig weitere Hilfsmaßnahmen. Sie erstellen ein Finanzbudget und beantragen die Mittel. Bei Bedarf beraten und unterstützen Regional- oder Projektbüros vor Ort bei der Planung von Hilfmaßnahmen.
Prüfung
Die Diakonie Katastrophenhilfe prüft und bewertet umgehend das Projektkonzept, den Kosten- und Finanzierungsplan sowie die Umsetzungskapazität der Partnerorganisation im konkreten Fall. An die Seriosität der Partner und die Qualität der Hilfsmaßnahmen werden strenge Maßstäbe angelegt. Sie wurden im weltweiten ökumenischen Verbund ACT für professionelle humanitäre Hilfe festgelegt.
Bewilligung
Die Entscheidung über die Förderung eines Projektes trifft das für die Diakonie Katastrophenhilfe zuständige Vorstandsmitglied des Diakonischen Werkes der Evangelische Kirche Deutschlands. Sie bedarf der nachträglichen Überprüfung und Zstimmung des Ausschusses für Ökumenische Diakonie (AÖD).
Vertrag
Der Projektvertrag regelt die Zusammenarbeit zwischen Diakonie Katastrophenhilfe und der lokalen Partnerorganisation. Er legt fest, wer wofür verantwortlich ist, und beschreibt im Detail das Projektbudget und die Modalitäten der Rechnungslegung.
Projektverlauf
Mit Vertragsabschluss wird die erste Rate der genehmigten Finanzmittel ausgezahlt. Weitere Zahlungen folgen – je nach Dauer des Projekts – entsprechend dem Projektfortschritt. Fachleute erfassen kontinuierlich den Verlauf des Projekts und unterstützen die Projektsteuerung und -auswertung. Die lokalen Partner erstatten regelmäßig Bericht und legen ihre Abrechnungen vor.
Abschluss
Nach dem Abschluss des Projektes verfassen die Partnerorganisationen einen Gesamtbericht. Externe Wirtschaftsprüfer untersuchen die Finanzabrechnung und erstellen einen Prüfbericht. Akzeptiert die Diakonie Katastrophenhilfe diese Berichte, wird das Projekt abgeschlossen und archiviert.
Evaluierung
Bei besonders komplexen Katastrophen werden die Maßnahmen nach Projektabschluss evaluiert. Die Erkenntnisse daraus dienen dazu, mit neuen Methoden und Vorgehensweisen auf künftige Herausforderungen reagieren zu können.
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